На схеме описан процесс "Планирование и учет выполнения работ обслуживающими подразделениями". Для предприятия при классической схеме деления таковыми являются ремонтно-механическая служба (на ДНЕПРАЗОТе - ремонтное управление), энерго-обслуживающее подразделение (энергоуправление), служба КИПиА (управление автоматики и связи), ИТ-служба (отдел АСУП).

Процесс планирования детализируется по шести основным этапам:
• ЭТАП 1 - подача подразделениями предприятия заказов на выполнение работ обслуживающими подразделениями, рассмотрения заказов;





• ЭТАП 2 - квартальное планирование;



• ЭТАП 3 - принятие решений о комплектации заказов материалами за счет имеющихся в наличии запасов (имеющихся ТМЦ), а также определение требуемого объема восполнения текущего оборачиваемого запаса;



• ЭТАП 4 - планирование закупок, оформление заявок на приобретение ТМЦ;
• ЭТАП 5 - месячное планирование (разработка и согласование плана работ на ближайший месяц);



• ЭТАП 6 - оперативная корректировка плана работ (изменение плана работ).

Выделение процесса принятия решений о комплектации заказов материалами за счет имеющихся в наличии запасов (имеющихся ТМЦ), а также определение требуемого объема восполнения текущего оборачиваемого запаса (ЭТАП 3) позволяет:
а) упростить схему подачи и обработки заказа (А1, А13, в части блока А132) (резервировать при первоначальном рассмотрении только ТМЦ, использование которых на прочие заказы недопустимо или маловероятно);
б) не резервировать товары ранее, чем это необходимо, недопуская их использование на более ранних работах или работах с более высоким приоритетом. Для этого резервирование должно проводится в последний доступный момент, т.е. перед оформлением заявки на закупку и заявки в тендер, когда необходимо точно определить потребность в закупаемых ТМЦ.

Систематизированы допустимые причины оперативной корректировки плана работ:
• изменение приоритетности (например, в случае возникновения аварийных ситуаций, и, как следствие, аварийных заказов);
• необходимости в проведении работ по предписаниям контролирующих организаций (только в случае, когда требуемый срок проведения работ меньше периода планирования);
• фактический или предполагаемый срыв поставки (закупки) необходимых для проведения работ материалов;
• ошибки при планировании;
• возникновение дополнительных (скрытых, непредвиденных, неучтенных) работ по технологическим причинам.

ОПИСАННЫЕ НА СХЕМЕ ПРОЦЕССЫ:

А11 - Определение частей работ, требующих участия различных обслуживающих подразделений. Выдача заданий на подготовку заказов исполнителям от подразделения, отвественным за координацию и контроль выполнения работ в каждом из направлений (механику цеха, энергетику цеха, старшему мастеру по КИПиА цеха или прочим лицам, которые будут оформлять заказы и контролировать их выполнение).

А12 - Подготовка, оформление и подача заказа в обслуживающее подразделение.

А13 - Проверка и предварительный просчет заказа обслуживающим подразделением (подготовка и включение заказа в пул заказов, которые будут рассматриваться при предварительном и месячном планировании работ обслуживающим подразделением).

А131 - Проверка соблюдения требований к оформлению заказа (комплектности прилагаемой документации, правильности оформления и т.д.).

А132 - 1. Выбор технологии изготовления/выполнения работ с учетом (а) наличия материалов на складах (в том числе согласование замены на возможные аналоги при близкой стоимости материалов-аналогов), (б) предполагаемой занятости исполнителей; описание необходимых работ и потребности в материалах под выбранную технологию. 2. Резервирование под заказ имеющихся в наличии материалов: - из свободного остатка (незарезервированных под другие заказы), когда использование этих материалов на прочие заказы недопустимо или маловероятно; - зарезервированных под другие заказы в случае, когда выполнение заказа, под которые хранятся материалы, запланировано на более поздний срок и не обладает более высоким приоритетом (следовательно при равных/близких сроках выполнения для перерезервирования требуется согласование приоритетности, т.е. привлечение вышестоящего звена, ориентировочно - главного инженера РУ или прочих руководителей обслуживающих подразделений, ответственных за выбор приоритетности выполнения работ). 3. Выбор и указание источника обеспечения для материалов, которые не могут быть зарезервированы под заказ (предполагаемая адресная закупка или использование из текущего оборачиваемого запаса).

А21 - Расчет планового фонда рабочего времени на квартал по месяцам.

А22 - Подготовка и предоставление информации о размерах норматива и наполненности текущего оборачиваемого запаса, наличии свободных остатков ТМЦ на складах, в том числе по используемым ранее номенклатурным позициям (вплоть до визуального анализа наличия на складах предприятия).

А23 - Определение приоритетности, целесообразности и возможности выполнения заказов (основываясь на анализе возможности закупки и списания ТМЦ в требуемых объемах, доступности фонда рабочего времени и т.д.).

А31 - Подготовка и предоставление информации о наличии на складах свободных остатков ТМЦ по номенклатурным позициям-аналогам, используемым ранее номенклатурным позициям (вплоть до визуального анализа наличия на складах предприятия).

А32 - Резервирование свободных остатков за заказами.

А51 - Подготовка месячного плана.

А52 - Согласование месячного плана.

А53 - Утверждение месячного плана.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ РЕСУРСЫ:

Заказы, в которых указанный заказчиком срок выполнения равен ближайшему кварталу (с указанием месяца начала выполнения работ.

Перечень заказов, выполнение которых запланировано на ближайший месяц.

Перечень заказов, выполнение которых запланировано на ближайший квартал.

Информация об источниках обеспечения по материалам в заказах на ближайший квартал (помесячно).

Требуемые для выполнения заказов номенклатурные позиции, которые должны быть обеспечены за счет закупки.

Указание на необходимость изменения месячного плана по замечаниям главного специалиста/технического директора.

Потребность в корректировке (расширении/сокращении) заявки на закупку.

План работ на месяц.

Потребность в проведении работ обслуживающим подразделением.

Проект или дефектная ведомость (как вариант со временем - с подтверждением составившего лица об осуществленной проверке и отсутствии свободных остатков требуемой номенклатуры или аналогов, которые могут быть использованы вместо указанных в проекте).

Сетевой график работ в случае, если работа выполняется более чем одним обслуживающим подразделением.

Задание на подготовку заказа в обслуживающее подразделение.

При несоблюдении требований к оформлению заказа или сроков подачи заказа - аргументированный отказ в приёме заказа, возврат заказа на доработку/дооформление

Заказ по форме и комплектности согласно СТП-30 (РУ), СТП-45 (УСМиРР), СТП-17 (УАиС) (в перспективе - с подтверждением проработки возможности комплектации материалами из свободных остатков на складах).

Принятый обслуживающим подразделением заказ, который будет рассматриваться при планировании работ, с предварительным перечнем работ и материалов, которые требуются для его проведения (в части материалов из наличия - с указанием рекомендуемого источника обеспечения = адресный резерв).

Заказ по форме и комплектности согласно СТП-30 (РУ), СТП-45 (УСМиРР), СТП-17 (УАиС) (в перспективе - с подтверждением проработки возможности комплектации материалами из свободных остатков на складах).

При несоблюдении требований к оформлению заказа или сроков подачи заказа - аргументированный отказ в приёме заказа, возврат заказа на доработку/дооформление.

Корректно оформленный и своевременно поданный заказ.

Принятый обслуживающим подразделением заказ, который будет рассматриваться при планировании работ, с предварительным перечнем работ и материалов, которые требуются для его проведения (в части материалов из наличия - с указанием рекомендуемого источника обеспечения = адресный резерв).

Информация о размерах норматива и наполненности текущего оборачиваемого запаса, наличии свободных остатков ТМЦ на складах.

Плановый фонд рабочего времени по участкам.

Заказы, в которых указанный заказчиком срок выполнения равен ближайшему кварталу (с указанием месяца начала выполнения работ).

Перечень заказов, выполнение которых запланировано на ближайший квартал.

Перечень заказов, которые не будут выполняться в ближайшем квартале с аргументацией причин задержки сроков выполнения и указанием возможного срока выполнения.

Уведомление о неприемлемом сдвиге сроков, просьба пересмотра квартального плана и довключения в него особо важных заказов.

Информация о наличии на складах свободных остатков ТМЦ по номенклатурным позициям-аналогам, используемым ранее номенклатурным позициям.

Перечень заказов, выполнение которых запланировано на ближайший квартал.

Дополнительные опциональные пометки приоритетности выполнения и комплектации, описанные при необходимости на этапе квартального планирования.

Информация об источниках обеспечения по материалам в заказах на ближайший квартал (помесячно).

Требуемые для выполнения заказов номенклатурные позиции, которые должны быть обеспечены за счет закупки.

Внутренний заказ с описанной потребностью в восполнении текущего оборачиваемого запаса.

Перечень заказов, выполнение которых запланировано на ближайший месяц.

Подготовленный к согласованию месячный план.

Подготовленный к утверждению месячный план.

Указание на необходимость изменения месячного плана по замечаниям главного специалиста/технического директора.

План работ на месяц.